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Gestion électronique de documents (GED) en Corse

Numérisation, archivage, circuits de validation et signature électronique.

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Étape 1 sur 2

Par où voulez-vous commencer ?

Choisissez ce qui s’approche le plus. Vous préciserez à l’étape suivante, et vous pourrez revenir en arrière à tout moment.

Un contrat introuvable, trois versions du même devis sur le réseau, une facture « quelque part » dans une messagerie. Chaque recherche de document mange des minutes, parfois une heure entière, et personne ne les compte jamais.

Une GED range tout au même endroit : dépôt unique, indexation cohérente, droits par service, recherche dans le texte intégral, y compris sur les pièces numérisées. Nous menons ces projets de bout en bout pour les entreprises et collectivités de toute la Corse, de l’audit du fonds papier à la formation des équipes.

Ce que cela change pour vous

  • Des documents retrouvés par recherche

    Un mot, une date, un nom de client : la recherche interroge aussi le texte des documents numérisés, pas seulement leur intitulé.

  • Une seule version de référence par document

    L’historique reste consultable, mais plus personne ne travaille sur « contrat_v3_final_OK ».

  • Des accès limités selon les fonctions

    Les dossiers du personnel ne traînent pas sur le poste d’un stagiaire. Chaque service voit son périmètre, rien de plus.

  • Des durées de conservation appliquées automatiquement

    Dix ans pour les pièces comptables, cinq pour les contrats commerciaux : les durées se paramètrent une fois, la purge suit toute seule.

Gestion électronique de documents : nos domaines d’intervention

Numérisation & dématérialisation

Nous numérisons le flux courant comme les stocks anciens, avec reconnaissance de caractères et indexation automatique. Un scan sans indexation n’est qu’une photo : tout l’enjeu est là.

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Archivage & coffre-fort numérique

Archivage à valeur probante, coffre-fort numérique, gestion des durées de conservation. La différence avec un simple disque partagé : en cas de litige, vos pièces tiennent.

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Circuits de validation & workflows

Circuits d’approbation automatisés : chaque pièce part chez le bon valideur, les retardataires sont relancés, tout est tracé.

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Signature électronique

Devis, contrats, bons de commande : la signature électronique engage comme la signature manuscrite, preuve conservée à l’appui. Quand le client est à Calvi et vous à Ajaccio, l’aller-retour postal ne se justifie plus.

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Questions fréquentes — Gestion électronique de documents

Qu’est-ce qu’une gestion électronique de documents change au quotidien ?

Les documents sont déposés dans un espace unique et retrouvés par recherche, comme sur un moteur, plutôt que par navigation dans des arborescences. L’outil gère aussi les versions, les droits d’accès et les durées de conservation. Le gain le plus visible : les recherches qui prenaient une heure prennent dix secondes.

Faut-il tout numériser avant de commencer ?

Non, et nous le déconseillons. On branche d’abord le flux courant, qui donne un résultat en quelques semaines, puis on reprend le stock par lots, en commençant par les dossiers réellement consultés. Une partie des archives anciennes n’a souvent aucun intérêt à être numérisée.

Un document numérisé a-t-il une valeur légale ?

Oui, à condition que la copie soit fidèle et que sa conservation garantisse l’intégrité du fichier : c’est ce que cadrent la norme NF Z42-013 et l’archivage à valeur probante. Le code civil reconnaît alors à la copie la même force que l’original, ce qui permet dans la plupart des cas de détruire le papier.

Où sont hébergées nos données ?

Dans des datacenters situés en Union européenne, avec chiffrement et sauvegardes testées. La réversibilité est inscrite au contrat : vous pouvez récupérer l’intégralité de vos documents dans un format standard, sans condition.

Combien de temps prend la mise en place ?

Quelques semaines pour un premier périmètre utile dans une TPE ou une PME. La reprise d’un fonds d’archives se planifie ensuite : un local d’une vingtaine d’armoires se traite en quelques mois, par lots, sans bloquer votre activité.

Gestion électronique de documents : nos interventions en Corse

Nous intervenons sur toute l’île. Consultez la page correspondant à votre commune :

Gestion électronique de documents selon votre activité

Les contraintes ne sont pas les mêmes d’un métier à l’autre. Voici ce que cette prestation change dans les secteurs où nous intervenons le plus :

Prestations souvent associées

Un projet gestion électronique de documents en Corse ?

Décrivez-nous votre besoin : nous vous rappelons pour en parler et vous adressons une proposition adaptée. Réponse assurée par un interlocuteur basé à Ajaccio.

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