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Archivage & coffre-fort numérique — Gestion électronique de documents en Corse

Archivage à valeur probante, coffre-fort numérique et durées de conservation.

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Archivage à valeur probante, coffre-fort numérique, gestion des durées de conservation. La différence avec un simple disque partagé : en cas de litige, vos pièces tiennent.

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Archivage & coffre-fort numérique en détail

Archivage à valeur probante

L’archivage à valeur probante s’appuie sur les exigences de la norme NF Z42-013 : empreinte numérique, horodatage, journal de preuve. Une facture ou un contrat ainsi conservé garde sa force devant un tribunal, ce qu’un fichier posé sur un serveur ne garantit pas.

  • Intégrité contrôlée par empreinte
  • Horodatage qualifié
  • Journal de preuve consultable
  • Exigences de la norme NF Z42-013

Pour les entreprises exposées au litige — bâtiment, expertise, professions réglementées — où une copie contestée coûte cher.

Coffre-fort numérique

Statuts, actes, contrats sensibles, bulletins de paie : un espace chiffré, à accès nominatif, tracé à chaque consultation.

  • Contenus chiffrés
  • Accès nominatifs restreints
  • Chaque consultation journalisée

Pour les documents à accès restreint : contrats de travail, pièces sensibles, actes, dossiers confidentiels.

Durées de conservation

Dix ans pour les pièces comptables, cinq pour les contrats commerciaux : les durées varient selon la nature du document. Nous les paramétrons type par type, avec alerte avant échéance et purge documentée. Tout garder indéfiniment n’est pas de la prudence : pour les données personnelles, le RGPD l’interdit.

  • Durées paramétrées par type de document
  • Alertes avant échéance
  • Purge tracée et documentée
  • Conformité RGPD sur les données personnelles

Pour les structures qui gardent tout depuis vingt ans par précaution, sans savoir ce qu’elles auraient le droit de détruire.

Hébergement & sécurité des données

Hébergement en Union européenne, chiffrement, sauvegardes réellement testées. Et une clause de réversibilité écrite : le jour où vous voulez partir, vous repartez avec l’intégralité de vos fichiers dans un format standard.

  • Datacenters en Union européenne
  • Chiffrement au repos et en transit
  • Restaurations testées régulièrement
  • Réversibilité contractuelle

Pour celles à qui un client, un assureur ou une collectivité a déjà demandé où sont hébergées leurs données.

Ce qui décide vraiment du choix

Trois points qui pèsent davantage que la fiche technique, et que nous reprenons systématiquement en rendez-vous.

  1. La valeur probante, c’est-à-dire la capacité à opposer le document à un tiers en cas de litige — ce qu’un simple PDF sur un disque ne permet pas.
  2. Les durées légales de conservation, différentes selon la nature du document, et qu’il faut appliquer sans détruire trop tôt ni garder indéfiniment.
  3. Le lieu d’hébergement des données, qui est une question juridique autant que technique.

Questions fréquentes sur archivage & coffre-fort numérique

Un PDF scanné a-t-il une valeur juridique ?

Pas en lui-même. Ce qui donne de la valeur à une copie, c’est l’environnement qui prouve qu’elle n’a pas été modifiée depuis son dépôt : horodatage, empreinte, journal des accès. C’est précisément ce que fait un archivage à valeur probante, et ce que ne fait pas un dossier partagé, même bien rangé.

Combien de temps faut-il conserver les documents ?

Cela varie selon leur nature : quelques années pour les pièces commerciales, davantage pour les documents sociaux et fiscaux, parfois plusieurs décennies pour certaines pièces du personnel. L’intérêt d’un cycle de vie paramétré est qu’il applique ces durées automatiquement, sans que personne n’ait à s’en souvenir.

Où sont hébergées les données ?

Dans l’Union européenne, et nous vous disons précisément où. C’est une question qui revient systématiquement dans les marchés publics et dans les relations avec les donneurs d’ordre. Un hébergement dont la localisation ne peut être précisée devient un point bloquant, et non un détail.

Notre approche

Nous ne vendons pas un catalogue. Nous partons de votre configuration réelle — locaux, volumes, équipes, contraintes — pour choisir la solution qui tiendra dans la durée. L’installation, la formation des utilisateurs et le suivi font partie de la prestation, sur toute la Corse.

Cette offre s’inscrit dans notre pôle gestion électronique de documents. Numérisation, archivage, circuits de validation et signature électronique.

Prestations souvent associées

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